Contractbeheer: de 5 reflexen voor een doeltreffende sturing van leverancierscontracten
De ondertekening van een leverancierscontract sluit het inkoopproces niet af: ze opent de fase van contractmanagement.
Gedurende de volledige uitvoering verbindt het contract de onderneming en bepaalt het de waarde die daadwerkelijk uit de onderhandeling wordt gehaald. De verplichtingen die voortvloeien uit de wet Sapin II en de zorgplicht versterken deze noodzaak tot sturing nog verder. Een vergeten vervaldatum, een addendum dat in allerijl wordt ondertekend, een clausule die nooit opnieuw werd gelezen: zonder sturing ontsnapt het contract uiteindelijk aan de inkoopdirectie.
MEO zet Contract Managers in binnen de inkoopdirecties om deze functie te structureren en de dagelijkse aansturing ervan te verzekeren. Dit zijn de 5 reflexen die zij invoeren.
- Risico’s al bij het opstellen in kaart brengen. Elk leverancierscontract houdt risico’s in. Het is beter die vóór de ondertekening te identificeren dan ze pas bij het eerste geschil te ontdekken.
- Ook over de juridische aspecten onderhandelen. Raamcontracten, service level agreements (SLA’s), geheimhoudingsovereenkomsten: over elke clausule wordt onderhandeld, niet alleen over de prijs.
- Niet langer van een blanco pagina vertrekken. Standaardmodellen en een clausulebibliotheek besparen inkopers tijd en harmoniseren tegelijk hun werkwijzen.
- Niet langer te laat een vervaldatum ontdekken. Vervaldata, addenda, geschillen, opzeggingen: elke fase van de levenscyclus van het contract wordt vooraf voorzien in plaats van ondergaan.
- Van naleving een reflex maken. Wet Sapin II, zorgplicht, AVG: deze vereisten worden concreet vertaald in leveranciersaudits en aangepaste clausules.
Uw leverancierscontracten verdienen een specifieke sturing. Onze teams staan tot uw beschikking om met u van gedachten te wisselen over uw uitdagingen op het gebied van contractmanagement.